Miestelio šventė, edukacijų ciklas ar bendras koncertas su kaimyninių seniūnijų kolektyvais retai būna vieno organizatoriaus darbas. Prisideda seniūnija, biblioteka, mokykla, bendruomenės, savanoriai. Kuo daugiau rankų, tuo svarbiau, kad visi vienodai suprastų, kas ko imasi – kitaip likus savaitei paaiškėja, kad įgarsinimu nepasirūpino niekas, o arbatos puodelių atveš dvigubai.
Žodinių susitarimų spąstai
Susitikimuose viskas atrodo aišku, bet po mėnesio kiekvienas prisimena savaip. Todėl patyrę organizatoriai dar planavimo pradžioje iš kiekvieno partnerio surenka atsakymus raštu: kiek dalyvių atvyks, kokios įrangos reikės scenoje, ar bus prekiaujama, kokiu laiku patogiausia pasirodyti, kas atsakingas už transportą. Tie patys atsakymai vėliau tampa renginio scenarijaus ir sąmatos pagrindu.
Rinkti tokią informaciją telefonu – ilgiausias kelias: dešimt skambučių, dešimt skirtingų pokalbių, ir vis tiek kažkas liks neužrašyta. Greičiau visiems partneriams išsiųsti vienodą klausimyną. Internete prieinama poreikio anketa projektui leidžia klausimus pritaikyti savo renginiui ir gauti visų atsakymus vienoje suvestinėje – nebereikia lipdyti informacijos iš žinučių, laiškų ir pokalbių nuotrupų.
Klausimai, kurie apsaugo nuo netikėtumų
- Dalyvių skaičius ir amžius – nuo to priklauso ir scena, ir maitinimas, ir saugumas.
- Techniniai poreikiai – mikrofonų kiekis, fonogramos formatas, persirengimo vieta.
- Laiko apribojimai – kada kolektyvas gali atvykti ir iki kada privalo išvykti.
- Atsakingas žmogus ir jo telefonas – renginio dieną tai svarbiausia eilutė.
Po renginio tie patys atsakymai tampa dokumentacija: kas dalyvavo, kiek žmonių, kokia įranga naudota. Rašant ataskaitą rėmėjui ar planuojant kitų metų šventę, nebereikia nieko prisiminti – viskas jau užrašyta tada, kai buvo šviežia.
Gerai surinkta informacija nepadaro šventės – ją padaro žmonės. Bet ji leidžia renginio dieną spręsti tik tuos klausimus, kurių tikrai nebuvo įmanoma numatyti, o ne gesinti gaisrus, kuriuos buvo galima užgesinti dar planuojant.